Kemahiran insaniah (Soft
Skills) ini dapat didefinasikan dengan pelbagai cara kerana kemahiran
insaniah (soft skills) tidak mempunyai sesebuah definasi yang tepat atau
secara khusus. Ini adalah kerana setiap negara tidak mempunyai definasi
kemahiran insaniah yang sama dan setiap negara mempunyai penerangan kemahiran
insaniah yang berlainan. Perkataan lain bagi setiausaha adalah sekretaris yagn
merupakan kata pinjaman daripada bahasa belanda iaitu “Secretaris”
datang daripada Latin Zaman Pertengahan (Medieval Latin) ”secretarius”,
iaitu seseorang yang telah diamanahkan dengan kerahsiaan. Setiausaha merupakan
orang yang diambil bekerja untuk menguruskan urusan seperti menyimpan rekod,
membuat pekerjaan perkeranian dan sebagainya untuk perseorangan atau untuk sesebuah
pertubuhan menurut Kamus Dewan Edisi Keempat. Setiausaha didefinasikan sebagai
seseorang yang membantu pelbagai jabatan dalam pengurusan pejabat dalam apa jua
bidang dan pertubuhan. Setiausaha juga boleh didefinasikan sebagai Pembantu
Tadbir.
Ciri-ciri seorang setiausaha
adalah merangkumi aspek profesional dan personal. Oleh itu, kemahiran insaniah
yang baik memainkan peranan dalam melahirkan seseorang setiausaha yang
professional. Kemahiran insaniah (Soft Skills) merangkumi aspek kemahiran
generik, kepimpinan dan komunikasi serta kerjasama. Kesetiausahaan adalah
urusan, tugas dan kerja seorang yang professionnya adalah setiausaha. Antara
tugas seorang setiausaha adalah merancang agenda, mesyuarat, mengedar surat,
menyediakan laporan, menguruskan rekod dan melakukan tugas lain atas arahan
majikan serta haruslah menjalankan tugas dengan baik bagi melancarkan
pengurusan sesuatu aktiviti atau tugasan pegawai-pegawai dalam sesebuah
pertubuhan atau organisasi. Kesimpulannya, pementapan dan penerapan kemahiran
insaniah amat penting kepada individu bakal setiausaha bagi melahirkan seseorang
setiausaha yang professional.
Di Malaysia, khidmat
setiausaha memainkan peranan yang besar sekali. Di alam pekerjaan masa kini,
setiap jabatan atau pertubuhan harus mempunyai setiausaha. Tidak hairanlah
permintaan atas setiausaha itu tinggi. Banyak institusi pengajian yang
menawarkan kursus dalam bidang kesetiausahaan. Kursus ini adalah bagi
mewujudkan setiausaha yang kompeten dan mahir dengan fungsi-fungsi pentadbiran.
Setiausaha yang ideal haruslah memahami asas prinsip-prinsip kesetiausahaan.
Contoh prinsip seorang setiausaha seperti penampilan yang baik, kejelasan tugas
dan tanggungjawab dan kefahaman peraturan dan dasar organisasi. Cabaran yang
dihadapi oleh seorang setiausaha adalah mereka gagal untuk memahami prinsip
menjadi seorang setiausaha dan tidak mempunai ciri-ciri seorang setiausaha yang
baik.
Kementerian Pengajian Tinggi (KPT) telah mewujudkan
elemen-elemen kemahiran insaniah yang perlu diterapkan di peringkat Institusi
Peringkat Tinggi bagi melahirkan individu yang mahir, kompeten dan
berwibawa. Setiausaha haruslah mempunyai kemahiran insaniah yang mantap.
Kemahiran insaniah yang diperlukan bagi
seorang setiausaha adalah kemahiran berkomunikasi. Komunikasi dapat ditakrifkan
sebagai satu proses bertukar dan pemindahan maklumat sama ada secara
langsung atau tidak langsung. Komunikasi yang baik dapat menyampaikan maklumat
dengan berkesan dan baik serta diyakini. Komunikasi yang tidak baik pula dapat
mewujudkan salah faham dan pandangan negatif dalam menyampaikan maklumat dan
boleh dianggap maklumat itu palsu dan tidak benar. Antara kemahiran komunikasi
adalah mendengar dengan teliti, menyampaikan maklumat dengan jelas dan baik,
respon yang baik dan body language yang sesuai digunakan.
Situasi yang dapat dikaitkan dengan kemahiran komunikasi seorang setiausaha
adalah seperti mesyuarat, perbincangan bersama majikan dan hubungan dengan
individu yang berhubung dengan organisasi setiausaha.
Setiap
graduan dalam bidang setiausaha haruslah dibekalkan dengan kemahiran insaniah
yang lengkap. Sebelum menjejakkan langkah ke alam pekerjaan, graduan haruslah
mempersiapkan diri dengan kemahiran insaniah ataupun boleh digelarkan sebagai
employability skills melalui pengalaman di peringkat pengajian. Institusi
pengajian memainkan peranan yang besar dalam memantapkan melahirkan modal insan
yang berkemahiran, berkebolehan dan berdaya saing.
Moral
dan etika profesional bagi setiausaha. Etika profesional merujuk kepada etika
yang ditampilkan dalam sesuatu profesion. Etika profesional dapat ditakrifkan
sebagai satu panduan dan tatacara meningkatkan disiplin dan kualiti dengan
memberi fokus terhadap semua aspek peraturan dan peradaban serta tingkah laku
graduan. Setiausaha haruslah menunjukkan etika profesional yang baik dalam
dunia pekerjaannya supaya dapat memberikan penampilan dan kualiti seorang
setiausaha yang profesional seperti menyelesaikan tugas dan membuat
tindakannya. Dengan adanya moral dan etika profesional bagi seorang setiausaha,
konflik yang mampu mengganggu kelancaran
dalam pengurusan pejabat seperti hubungan yang tidak memuaskan antara
kakitangan dalam pejabat dapat dielakkan. Setiausaha perlulah memiliki satu set
peraturan tingkah laku bagi mengawal diri dalam membuat setiap tindakan.
Pembelajaran
berterusan amat bermanfaat bagi setiap graduan. Graduan dilatih
memperkembangkan dan meningkatkan potensi mahupun produktiviti masing-masing
dengan meluaskan ilmu pengetahuan melalui pengalaman, penerokaan ilmu atau
penghayatan nilai murni tidak dibatasi usia. Dengan itu, hasil yang dikeluarkan
adalah bersifat lebih baik dan peningkatan yang positif mampu meningkatkan
tahap produktiviti dan mengamalkan sikap penambahbaikan dan peningkatan
sesebuah organisasi. Pengurusan maklumat pula merujuk kepada pengumpulan,
penerimaan dan penganalisian maklumat yang ada. Pengurusan maklumat yang baik
dapat memberikan graduan keputusan yang diperlukan dan solusi yang terbaik bagi
permasalahan. Dalam kesetiausahaan, pembelajaran berterusan dan pengurusan
maklumat ini amatlah bermanfaat kerana kemahiran ini membantu setiausaha
tersebut dalam menyelesaikan masalah dan meningkatkan prestasi kerja dalam
pejabat, Ini sekaligus meningkatkan produktiviti organisasi.
Kokurikulum
juga membantu memupuk kepentingan sahsiah dalam kalangan pelajar. Kegiatan
kokurikulum yang dilakukan dalam persatuan yang diwujudkan di institusi membuka
mata dan memberi peluang kepada pelajar
untuk mengukuh, menambah dan mengamalkan kemahiran-kemahiran selain daripada
teori. Kegiatan kokurikulum ini melibatkan aktiviti yang menggunakan kemahiran
komunikasi, kepimpinan, kemahiran menyelesaian masalah dan penampilan
profesionalisme seperti disiplin diri dan tingkah laku. Contoh aktiviti adalah
treasure hunt, spelling bee, dan pertandingan sukan. Dengan aktiviti ini, bukan
sahaja ilmu dapat dikembangakan, elemen kemahiran sahsiah turut dapat
diperlihatkan perkembangannya dalam diri peserta dimulakan dengan penyertaan
pelajar dalam aktiviti yang dianjurkan itu. Oleh itu, ia merupakan tanggungjawab bagi setiap
institusi pengajian untuk mewujudkan aktiviti kokurikulum dan menyarankan
pelajarnya menyertai aktiviti yang dianjurkan.
Akhir
sekali, jawatan dalam institusi. Jawatan yang ditubuhkan seperti Pembimbing
Rakan Sebaya (PRS), Majlis Perwakilan Pelajar (MPP) dan pengawas turut membuka
peluang kepada pelajar untuk melibatkan diri dengan aktiviti pertubuhan
tersebut. Pertubuhan ini sedikit sebanyak memberikan pengalaman kepada
pelajarnya menguruskan satu pengurusan seperti mengurus tugasan mahupun
ahlinya. Unit berjawatan ini haruslah memainkan peranan dalam menyediakan
latihan mahupun aktiviti kepada ahlinya agar dapat mencapai misi dan visi
pertubuhan tersebut.
Kesimpulannya,
Institusi pengajian memainkan peranan yang besar dalam memastikan ruang bagi
memperkembangkan dan menceburi potensi pelajar dengan lebih luas. Dengan
peluang yang ada, graduan dalam bidang kesetiausahaan dapat merebut peluang melibatkan diri justeru
mempraktikkan kemahiran insaniah yang diterapkan ke alam pekerjaan di masa akan
datang.
RUJUKAN
Tofeiku (2022). Setiausaha. https://ms.m.wikipedia.org/wiki/Setiausaha
Mohd Faizullah Bin Muhammad. Penerapan Kemahiran Insaniah Dalam Konteks
MembinaInsan Berkepimpinan di Kalangan Pelajar Melalui Aktiviti Kokurikulum di
Universiti. https://www.researchgate.net/publication/296405582_PENERAPAN_KEMAHIRAN_INSANIAH_DALAM_KONTEKS_MEMBINA_INSAN_BERKEPIMPINAN_DI_KALANGAN_PELAJAR_MELALUI_AKTIVITI_KOKURIKULUM_DI_UNIVERSITI
Rahmat
Ismail (2002). SETIAUSAHA DAN KESETIAUSAHAAN. Tugas dan
Profesionalisme. Kuala Lumpur. Utusan Publications & Distributors Sdn
Bhd.
Mohamad
Izzuan Mohd Ishar. Elemen Kemahiran Insaniah Pelajar Pendidikan TVET
Semasa Menjalani Latihan Praktikal
Sekretaris”. Kamus Dewan (ed.
Ke-4). Dewan Bahasa dan Pustaka Malaysia. 2017 https://prpm.dbp.gov.my/Cari1?keyword=sekretaris
M. Philippa, F. Debrabandere,
A. Quak, T. Schoonheim & N. Van der Sijs, 2016. “secretaris”.
Etymologisch Woordenboek van het Nederlands.
https://etymologiebank.nl/trefwoord/secretaris
